Selkeät vastuut ja hyvä tehtävien hallinta on olennainen osa vaa­ti­mus­ten­mu­kai­suut­ta

Lisäksi tärkeää on tuntea yhtiön liiketoimintamalli, toimijat, toimintatavat ja riskit eli tekijät, jotka muokkaavat arjen toimintaa ja valintoja, jolloin hyvää compliance-tasoa ja riskienhallinnalle myönteistä sekä luottamukseen, avoimuuteen ja vastuullisuuteen rakentuvaa organisaatiokulttuuria voidaan edistää tehokkaasti. Laadukas ja lisäarvoa tuottava compliance-toiminta edellyttää myös proaktiivista osallistumista ja näkyvyyttä, jatkuvaa vuoropuhelua, tukea ja neuvontaa sekä erilaisia koulutustilaisuuksia ja valvontaa – kaiken tavoitteena mahdollistaa yhtiön onnistuminen tavoitteissaan.

Kun yritykseen on nimetty Compliance Officer, compliance-toiminnon organisoitumista ja toimintaa linjaavat hallituksen hyväksymät vastuualueet ja pääasialliset tehtävät.

Compliance-toiminnon laajan tehtäväkentän hallinnassa auttaa vastuualueet kattavan ja perusteellisen riskiarvion kautta rakennettu riskiperusteinen compliance-toimintasuunnitelma. Compliance-toiminnon vuosittaista toimintaa ja tehtäviä jäsentää vuosikello.

Compliance-toiminnon vastuualueet eli sääntely ja vaatimukset, joiden mukaisen toiminnan varmistamiseen toisen linjan riippumattoman compliance-toiminnon toiminta moninaisin eri tavoin keskittyy, voidaan jakaa seuraaviin neljään osa-alueeseen (muutkin jaottelutavat voivat olla perusteltuja):

1 Asiakkaansuoja
Asiakkaansuoja-vastuualue kattaa kaiken sääntelyn ja vaatimukset, joiden tarkoituksena on turvata asiakkaan oikeudet, varat ja asema finanssialan palveluissa. Compliance-toiminnon tehtävänä on varmistaa muun muassa se, että asiakkaille annetaan oikeat ja riittävät tiedot, heitä kohdellaan tasapuolisesti ja heidän varansa ovat asianmukaisesti suojattuja. Tämä vastuualue ulottuu luotonannosta sijoitus- ja vakuutuspalveluihin sekä asiakasvalitusten käsittelyyn.

2 Menettelytavat
Menettelytavat-vastuualue viittaa finanssialan conduct regulation -sääntelyyn, joka ohjaa toimijoiden käyttäytymistä ja toimintatapoja suhteessa asiakkaisiin ja markkinoihin. Se kattaa esimerkiksi markkinoinnin lainmukaisuuden, eturistiriitojen hallinnan, henkilöstön kaupankäynnin valvonnan sekä hyvän pankki-, vakuutus- ja arvopaperimarkkinatavan noudattamisen. Vaikka menettelytapasääntelyllä on myös asiakassuojaa edistävä vaikutus, sen primäärinen tavoite on ylläpitää markkinoiden luotettavuutta, toimivuutta ja vakautta sekä ehkäistä väärinkäytöksiä ja väärinkäsityksiä.

3 Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen sekä pakotteet
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen sekä pakotteiden noudattaminen muodostavat yhden keskeisen compliance-toiminnon vastuualueen finanssialalla. Tähän vastuualueeseen kuuluu kaiken sen toiminnan varmistaminen, mitä yrityksen tulee tehdä estääkseen toimintansa hyväksikäytön rikolliseen rahavirtojen piilotteluun tai terrorismin rahoitukseen, sekä varmistaa, ettei yritys riko kansainvälisiä pakotteita eikä vastaavia kansallisia päätöksiä.

4 Viranomaissuhteet ja toimiluvanmukainen toiminta
Compliance-toiminto varmistaa, että yrityksen toiminta on sille myönnetyn toimiluvan mukaista sekä linjassa viranomaisten odotusten ja määräysten kanssa. Compliance toimii myös linkkinä valvovaan viranomaiseen, varmistaa viranomaisraportoinnin ja osallistuu valvovan viranomaisen tarkastuksiin sekä selvityspyyntöihin.

Compliance-toiminnon pääasialliset tehtävät eli sääntelyn- ja vaatimustenmukaisuuden varmistaminen kullakin vastuualueella voidaan puolestaan jakaa seuraaviin kahdeksaan pääasialliseen osa-alueeseen:

1 Compliance-riskiarvio
Compliance-riskiarvio muodostaa riskiperusteisen compliance-toiminnan perustan. Sen pohjalta määritellään, mitä tekemistä compliance-toiminnossa priorisoidaan ja mitä toimenpiteitä tarvitaan tunnistettujen riskien hallitsemiseksi.

2 Tuki ja neuvonta
Compliance-toiminnon tuki ja neuvonta tarkoittaa, että compliance tarjoaa liiketoiminnalle ennakoivaa ohjausta ja asiantuntijatukea sääntelyn noudattamiseen ja monipuolista tukea oikein toimimiseen liittyvissä kysymyksissä. Compliance osallistuu asiantuntijakommentein kehityshankkeisiin ja päätöksenteon valmisteluun varmistaen, että ratkaisut ovat sääntelyn ja vaatimusten mukaisia, osallistumatta kuitenkaan itse päätöksentekoon. Tavoitteena on vahvistaa oikein toimimisen kulttuuria ja ehkäistä sääntelyrikkomuksia jo ennalta.

3 Koulutus
Compliance-toiminnon koulutustehtävään lukeutuu sen varmistaminen, että johto ja henkilöstö ymmärtävät heihin kohdistuvat vaatimukset ja osaavat toimia niiden mukaisesti. Compliance suunnittelee ja toteuttaa koulutuksia omalla vastuualueellaan riskiperusteisesti, huomioiden sääntelymuutokset ja aiemmat havainnot. Myös koulutuksilla tuetaan oikein toimimisen kulttuuria ja ennaltaehkäistään sääntelyrikkomuksia.

4 Tarkastukset
Compliance-toiminnon tarkastustehtävänä on arvioida, noudattaako yritys toiminnassaan sovellettavaa ulkoista sääntelyä ja sisäisiä ohjeistuksia. Tarkastukset kohdennetaan riskiperusteisesti ja voivat suuntautua esimerkiksi liiketoimintaprosesseihin, ohjeistuksiin ja henkilöstön toimintaan. Tavoitteena on tunnistaa sääntelyyn liittyviä puutteita, antaa suosituksia niiden korjaamiseksi ja seurata toimenpiteiden toteutumista.

5 Raportointi
Compliance-raportointi johdolle ja hallitukselle kytkeytyy myös riskiarvioon ja sen tarkoituksena on ensisijaisesti varmistaa, että johto ja hallitus ovat jatkuvasti tietoisia yhtiön toiminnan lainmukaisuudesta, mahdollisista compliance-riskeistä ja -poikkeamista sekä korjaavista toimista.

6 Sisäisen ohjeistuskokonaisuuden hallinnointi
Compliance-toiminto vastaa yhtiön sisäisen ohjeistuskokonaisuuden hallinnoinnista. Compliance ohjeistaa sisäisen ohjeistuksen laadintaa, päivitystä, hyväksymisprosessia ja julkaisemisesta. Tavoitteena on varmistaa, että sisäinen ohjeistus tukee sääntelyn noudattamista ja oikein toimimista. Sisäisen ohjeistuksen tulee olla helposti henkilöstön saatavilla ja ymmärrettävissä.

7 Väärinkäytösepäilyjen selvitykset
Compliance-toiminto osallistuu sisäisten väärinkäytösepäilyjen selvittämiseen silloin, kun epäily liittyy sääntelyn tai sisäisten ohjeistusten rikkomiseen toiminnon vastuualueella. Compliance varmistaa, että selvitykset tehdään puolueettomasti, dokumentoidusti ja tarvittaessa yhteistyössä muiden valvontatoimintojen kanssa. Tavoitteena on tunnistaa mahdolliset rikkomukset, arvioida niiden vakavuus ja varmistaa asianmukaiset jatkotoimet.

8 Viranomaissuhteiden ja toimiluvanmukaisuuden varmistaminen
Ensisijaisesti compliance-toiminto ylläpitää yhteyttä valvovaan viranomaiseen ja vastaa kyseisen viranomaisviestinnän koordinoinnista yhtiössä. Compliance varmistaa, että yhtiön toiminta on toimiluvan ja sääntelyn mukaista sekä seuraa sääntelymuutoksia ja viranomaisten odotuksia. Tavoitteena on luotettavan ja läpinäkyvän yhteistyösuhteen ylläpitäminen.

Riskiperusteinen, compliance-toiminnon työn priorisointia ohjaava compliance-toimintasuunnitelma syntyy ja sen elementit selvitetään compliance-riskiarviolla, jossa selvitetään yhtiön puutteet sääntelyn- ja vaatimustenmukaisuudessa ja niistä yhtiölle aiheutuvat riskit sekä pyritään tunnistamaan riskien juurisyitä analysoimalla olemassa olevia riskienhallintakeinoja ja tukemaan liiketoimintaa riskienhallinnassa compliance-toiminnon antamin toimenpidesuosituksin sekä compliance-toimintasuunnitelman läpiviennillä. Compliance-toimintasuunnitelman vahvistaa yhtiön hallitus. Suunnitelmanmukaisten tehtävien lisäksi Compliance Officerit ovat mukana monessa muussa niin sanotussa juoksevassa compliance-työssä toimintavuotensa aikana yhtiötä oikein toimimisessa ja sitä kautta sen tavoitteiden saavuttamisessa tukien ja neuvoen.

Vuosikello auttaa compliance-toimintoa rytmittämään, resursoimaan ja varmistamaan vuoden aikaiset compliance-toimintasuunnitelmaan sisällytetyt ja muut ennakoitavissa olevat tehtävät. Vuosikelloon sisällytetään vuotuisesta toimintasuunnitelmasta suunnitellut proaktiiviset tuki- ja neuvontatehtävät sekä koulutussuunnitelman mukaiset koulutukset ja reaktiiviset tarkastussuunnitelman mukaiset tarkastukset. Myös muut vuoden aikaiset niin sanotut juoksevat tehtävät sisällytetään vuosikelloon siltä osin kuin ne ovat tiedossa ja aikataulutettavissa. Vuosikelloa päivitetään tarvittaessa toimintavuoden aikana ja sitä seurataan säännöllisesti.

***

Sari Grenman toimii Chief Compliance Officerina, ja hänellä on lähes 15 vuoden kokemus finanssialan compliance-toimintojen johtamisesta sekä pankista että vakuutustoiminnasta. Joulukuussa 2025 Grenmanilta on ilmestynyt kirja Compliance Officerin käsikirja (Alma Insights 2025).

Kirjoitus on julkaistu 27.1.2026 Juridiikan ajankohtaiset -palvelussa.