Saako työnantaja avata työsähköpostin työsuhteen päätyttyä?

Työntekijän työsuhde päättyi ja hänen työsähköpostiinsa on tullut työnantajalle kuuluvia tärkeitä viestejä. Voiko työnantaja avata niitä, kun työntekijän kanssa ei ole sovittu asiasta mitään?

Tietosuojavaltuutetun ohjeiden mukaan työntekijällä on työsuhteen päättyessä oikeus vaatia työsähköpostitilinsä sulkemista. Työsuhteen päättyessä ei ole enää olemassa laillista perustetta käsitellä työntekijän sähköpostitiliä, joten työnantajan tulee viestinnän minimoimiseksi sulkea pois lähteneen työntekijän sähköpostiosoite.

Sähköpostiosoitteen auki pitäminen ja viestin välittäminen edelleen vaativat työntekijän suostumuksen työsuhteen päättyessä. Vastaavasti työntekijä voi antaa kirjallisen suostumuksen jo saapuneiden sähköpostien lukemiseksi. Suostumuksella tarkoitetaan mitä tahansa vapaaehtoista, yksilöityä, tietoista ja yksiselitteistä tahdonilmaisua, jolla työntekijä hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. Suostumus on milloin tahansa peruutettavissa.

Työsuhteen päätyttyä on järkevää laittaa lähettäjiä varten viesti, ettei työntekijä ole enää yrityksen palveluksessa ja kenen puoleen asiassa on syytä kääntyä.

Työsuhteen aikana tilanne on toinen, koska silloin sovelletaan yksityiselämän suojasta työelämässä annetun lain säännöksiä, jotka mahdollistavat työnantajalle kuuluvien sähköpostien avaamisen, vaikkei suostumusta olisi saatukaan.

Työntekijä voi edellä mainitun lain mukaan antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema työnantajan tehtävään hyväksymä toinen henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto.

Jos työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa työnantajalla on oikeus tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ottaa viestin selvittää työnantajalle kuuluvat viestit. Tämä koskee ennen poissaoloa lähetettyjä viestejä tai sen jälkeen vastaanotettuja viestejä, jotka ovat työantajan toiminnan kannalta tärkeitä. Työntekijälle on myöhemmin esitettävä selvitys, miksi ja milloin viestejä on haettu.

Työntekijän kuoltua työnantaja voi työnantaja vastaavasti hakea viestejä, jollei työntekijän hoitamien asioiden selville saaminen ja työnantajan toiminnan turvaaminen ole muilla keinoilla mahdollista.

Jos työntekijä on pysyväisluontoisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään, eikä hänen suostumustaan voida saada, on työnantajalla oikeus selvittää työnantajalle kuuluvat viestit, jos se ei ole muulla tavalla mahdollista.

**

Varatuomari Harri Hietala (sopla.fi) on osallistunut monipuolisesti työehtosopimusneuvotteluihin, neuvontaan, asianajoon ja työlakien valmisteluun sekä niiden noudattamisen valvontaan. Hietala on kirjoittanut lukuisia työlainsäädäntöä käsitteleviä teoksia. Asianajaja, varatuomari, opetusneuvos Keijo Kaivanto on päivittäin tekemisissä haastavien työoikeudellisten kysymysten kanssa ja kirjoittanut useita työoikeutta käsitteleviä kirjoja yli 35 vuoden ajan.

Lisää työoikeudesta esimerkiksi seuraavissa Hietalan ja Kaivannon teoksissa:

Työpaikalla nähtävänä oltava lainsäädäntö 2021 (Hietala – Kaivanto, Alma Talent, 2020)

Esimiehen käsikirja 2021 (Hietala – Kaivanto – Pystynen, Alma Talent, ilmestyy huhtikuussa 2021)

Työsopimuslaki käytännössä (Hietala – Hurmalainen – Kaivanto, Alma Talent, 2020)

Työsopimus ja ehdot erityistilanteissa (Hietala – Hurmalainen – Kaivanto, Alma Talent, 2019)