Organisaatioissa ei osata sitoutua ja työskennellä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi
Suunta on selvä ja innostus korkealla, mutta miksi mikään ei muutu? Miksi yhteisesti sovitut tavoitteet unohtuvat arjessa heti? Miksi tiimi palaa vanhoihin rutiineihin? Miten varmistetaan, etteivät tärkeät asiat jäävät kiireellisten jalkoihin?
Kaikki nämä kysymykset liittyvät toimeenpanoon. Toimeenpanokyvykkyys on yrityksen aikaansaamista ohjaava ominaisuus, joka perustuu toimeenpanevaan, valmentavaan vuorovaikutukseen ja henkilöstön toimeenpanon taitoon sekä näiden kytkemiseen vuorovaikutusjärjestelmän kautta osaksi organisaation johtamisjärjestelmää ja arjen työskentelyä.
Nykytutkimus mukaan tavoitteellinen työskentely on kaksivaiheinen prosessi, jonka ensimmäinen vaihe, motivaatio, on innostuksen ja hyvien aikomusten mielentila. Kun toimintapäätös tavoitteen saavuttamiseen liittyvästä etenemisestä on tehty, ihminen siirtyy seuraavaan eli toimeenpanon vaiheeseen, joka edellyttää toimeenpanon taitoa eli volitiota.
Tähän asti on siis virheellisesti puhuttu motivaation ylläpidosta, kun on tarkoitettu tavoitteen saavuttamisen varmistavaa johdonmukaista työvirettä, jossa motivaatio on vain yksi osatekijä. Ja kuitenkin organisaatioissa käydään tarmolla oletettujen motivaatiovaikeuksien kimppuun ja käytetään motivointiin kehitettyjä työkaluja ja prosesseja. Sitten ihmetellään, kun tuloksia ei tunnu syntyvän.
Se, mitä puuttuu, on sitoutuminen ja taito työskennellä juuri – ja vain – niiden asioiden parissa, joilla on merkitystä sovittujen tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Mielenkiintoiset tai kiireelliset mutta toisarvoiset tehtävät ohittavat usein ne tavoitteen saavuttamisen kannalta tärkeät. Ja koska tärkeät tehtävät on ennemmin tai myöhemmin hoidettava, seurauksena on usein työtaakan kasvu, kiire ja panikointi.
Toimeenpaneva vuorovaikutusrakenne pitää saada osaksi organisaatioiden johtamisjärjestelmää
Jotta halutut tulokset saavutetaan, on tietoisesti ryhdyttävä toimeen ja pidettävä toimintaa yllä, kunnes päämäärä on saavutettu. Motivointi ja toimeenpano perustuvat erilaisiin rakenteisiin ja prosesseihin ja siksi niiden kehittämiseen ja johtamiseen tarvitaan erilaiset työkalut.
Toimeenpanokyvykkyyden kehittäminen vaatii systemaattista ja pitkäjänteistä ponnistelua: johdonmukaista työskentelyä ensin toimeenpanon edellytysten toteutumiseksi ja sen jälkeen toimeenpanon taidon kehittämiseksi. Onneksi siihen on olemassa pätevä toimintamalli.
Malli muodostuu kolmesta osa-alueesta: 1) tavoitteen hallinnasta, 2) itseluottamuksesta ja 3) volitiosta eli toimeenpanon taidosta. Näistä tavoitteen hallinta ja itseluottamus ovat edellytyksenä toimeenpanon taidon kehittymiselle.
Tavoitteen hallinta jakautuu tavoitteen sisäistämiseen (tavoitteen sisältö) sekä tavoitteeseen sitoutumiseen (tavoitteen merkityksellisyys). Itseluottamus kokonaisuutena muodostuu useasta tekijästä, mutta sen tärkeimmät osa-alueet tavoitteen saavuttamisen näkökulmasta ovat luottamus omaan kykyyn tai omiin rahkeisiin saavuttaa tavoite (minäpystyvyys) sekä luottamus omiin mahdollisuuksiin vaikuttaa omaan työskentelyyn ja työn lopputulokseen (sisäisen kontrollin tunne).
Jos jokin tavoitteen hallinnan tai itseluottamuksen osa-¬alueista on puutteellinen tai puuttuu kokonaan, se heikentää toimeenpanon taidon kehittymistä ja koko toimeenpanon tehokkuutta.
Kun edellytykset toimeenpanolle ovat olemassa, toimeenpanon onnistuminen riippuu volitiosta eli toimeenpanon taidosta. Volitio koostuu työskentelyn fokuksesta ja työvireestä, jotka muodostuvat erilaisista työskentelyä suuntaavista ja ylläpitävistä prosesseista.
Tavoitteen sisäistäminen on edellytyksenä työskentelyn fokukselle eli sille, että työskentely suuntautuu tavoitteen saavuttamisen kannalta oikeisiin tehtäviin. Tavoitteeseen sitoutuminen sekä itseluottamus ovat edellytyksenä työvireelle – puhekielisesti motivaation ylläpidolle – siis sille, että työhön ryhdytään ja työskentelyä jatketaan johdonmukaisesti tavoitteen saavuttamiseen asti.
Johto ei useinkaan tiedosta henkilöstön toimeenpanon edellytysten puutteita, mikä hidastaa tavoitteiden saavuttamista tai estää niiden saavuttamisen kokonaan
Vaikka motivaation (jolla kuitenkin tarkoitetaan työvirettä) ylläpitoa vahvasti peräänkuulutetaan, monissakaan organisaatioissa ei systemaattisesti huolehdita työvireen edellytyksistä: ei huomioida tavoitteiden merkityksellisyyden kokemusta eikä tietoisesti ja johdonmukaisesti kehitetä henkilöstön itseluottamusta.
Aivan vastaava pulma näyttäytyy johdon ja henkilöstön välisen tiedostamisen kuiluna. Organisaation johto on useimmiten vahvasti sitoutunutta, ja sillä on itseluottamus kohdillaan, joten se uskoo vakaasti näin olevan myös henkilöstöllä. Mutta valitettavan usein näin ei kuitenkaan ole.
Tavoitteeseen sitoutuminen voi olla pelkkää suostumista, ja vaikka henkilöstössä olisi paljon osaamista ja potentiaalia, rohkeus sen näyttämiseen ja käyttämiseen puuttuu. Syvin kuilu onkin siinä, mitä johto henkilöstön toimeenpanon edellytyksistä olettaa ja mitä todellisuudessa tietää, sekä siinä, mitä henkilöstö tietää ja osaa tehdä ja mitä se todellisuudessa tekee.
Toimeenpanon kehittämisen näkökulmasta on välttämätöntä seurata systemaattisesti seuraavaa rakennetta: keskustelu aloitetaan aina toimeenpanon edellytysten varmistamisella ja edetään vasta sitten toiminnan suuntaamiseen ja työvireen ylläpitoon. Näin tiedetään, missä jokainen johdettava kulkee toimeenpanon edellytysten tai toimeenpanon taidon näkökulmasta, sekä rutinoidaan toimeenpanoa tukevat prosessit johdonmukaisesti automatisoituneeksi taidoksi.
Ja koska mikään taito ei yksittäisten ihmisten hyödyntämänä tuota kattavia tuloksia tai etuja koko organisaatiolle, toimeenpanon kehittämisen pitäisi lähteä liikkeelle ylimmän johdon työskentelystä ja levitä systemaattisesti koskemaan kaikkia organisaatiossa työskenteleviä ihmisiä; muuttua koko organisaation toimeenpanokyvykkyydeksi.
**
Ria Parppei on johtava volition ja toimeenpanokyvykkyyden tutkija ja kehittäjä. Hänellä on laaja-alainen kokemus liike-elämästä ja henkilöstöjohtamisen kehittämisestä sekä loppututkinnot työpsykologian ja johtamisen (TkT), kauppatieteiden (KTM) sekä aikuiskasvatustieteen (KM) aloilta.
Parppei on väitellyt business coachingista ja tavoitteellisesta työskentelystä. Väitöskirjan tuotos mallinnettiin käytännössä ja testattiin organisaatioyhteistyönä. Tuloksena syntyi yksilön toimeenpanon taitoa kehittävä Volition Booster®-toimintamalli, joka on laajentunut koko organisaation toimeenpanokyvykkyyttä kehittäväksi prosessiksi ja ohjaa yhä useamman johtajan ja organisaation tuloksellista toimeenpanoa.
Toimeenpanokyvykkyys määrää, kuinka tehokkaasti asetetut tavoitteet organisaatiossa saavutetaan
Hävisikö henkilöstön innostus ja suunta, eivätkä asiat etene suunnitellusti? Tässä kirjassa Ria Parppei antaa työkalut ja prosessit organisaation toimeenpanokyvyn rakentamiseen. Hän avaa kokemuksia eri liiketoiminta-alojen kehittämisprosesseista, joilla varmistetaan tavoitteisiin pääsy – silloinkin kun motivaatio tuntuu katoavan.
