Muu­tos­neu­vot­te­lut edessä? Tee viestinnästä vuorovaikutusta

Muutosneuvotteluissa viestintä ei ole vain tiedottamista. Se on vuorovaikutusta, kuuntelemista, läsnäoloa ja reagointia siihen, mitä ihmiset kokevat. Siksi viestintä on yksi neuvottelujen vaativimmista osa-alueista.

Viestintä vaatii aikaa ja osaamista. Viestintään käytettävissä olevat resurssit ovat usein kuitenkin niukat, sillä samaan aikaan pitää keskittyä liiketoiminnan kysymyksiin ja aikatauluihin. Silti muutosneuvottelujen aikana viestintää tarvitaan enemmän kuin miltei missään muussa tilanteessa. Selkeää ja johdonmukaista viestiä odottavat henkilöstö, henkilöstön edustajat, sijoittajat, asiakkaat ja viranomaiset. Jos viestintä ontuu, tulkinnat ja huhut ottavat vallan.

Viestintä on tärkeää myös silloin, kun uutta kerrottavaa ei ole. Säännöllinen ja ennakoitava viestintä ylläpitää luottamusta, vaikka sanoma olisi ”ei tässä kohtaa uutta tietoa”. Kun viestinnälle on luotu selkeä rakenne ja läpinäkyvyys, kaikkien osapuolten ymmärrys tilanteesta paranee.

Viestintä on alue, jossa moni johtaja kokee epäonnistuneensa uransa aikana. Virheitä tapahtuu, ja niistä kannattaa ottaa opiksi. Asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota, ovat muun muassa:

Tärkeää on myös osata korjata virheitä. Johtajan kyky myöntää, että jokin meni pieleen, ei heikennä luottamusta, vaan vahvistaa sitä. Vilpitön pahoittelu, silloin kuin se on aiheellista, osoittaa, että ihmiset ja heidän kokemuksensa otetaan vakavasti.

Sanavalinnat muutosviestinnässä merkitsevät paljon. Pieneltäkin tuntuva ilmaisu voi herättää suuria tunteita. Jos esimerkiksi puhutaan "kohteena olevista" silloin, kun tarkoitetaan irtisanomisuhan alla olevia työntekijöitä, ihmiset voivat kokea, että he ovat vain vähennettäviä kohteita.

Sama koskee viestintää, joka jakaa työntekijöitä ”liiketoimintakriittisiin” ja muihin. Se, mikä liiketoiminnan näkökulmasta on loogista, voi inhimillisesti tuntua arvottavalta. Viestintä, joka huomioi tämän jännitteen, tukee sekä liiketoiminnan tavoitteita että ihmisten arvostuksen tarvetta.

Avoimuus ja rehellisyys ovat paras lähtökohta. Kun kerrotaan selkeästi, miksi muutos on tarpeen, mistä neuvotellaan ja miten prosessi etenee, ihmiset pystyvät käsittelemään muutosta. Jos viestintää pehmennetään liikaa, uskottavuus kärsii. Jos taas ollaan liian teknisiä, arvostuksen kokemus heikkenee. Tasapaino syntyy tarkoituksenmukaisuudesta, halusta viestiä niin, että ihmiset kokevat tulevansa nähdyksi ja kuulluksi.

Viestinnän virheet ja puutteet ovat väistämättömiä. Olennaista on se, miten niistä opitaan. Kun organisaatio kykenee oppimaan virheistään ja puhumaan niistä avoimesti, se vahvistaa kulttuuria ja keskinäistä luottamusta.

**

Outi Ikonen (PsM, KTM) on organisaatiopsykologi, jolla on yli 20 vuoden kokemus organisaatioiden kehittämisestä sekä johtoryhmien, esihenkilöiden ja koko työyhteisön kanssa työskentelystä tuloksellisuuden ja inhimillisyyden parantamiseksi. Ikonen on kirjoittanut kollegoidensa kanssa kirjan Inhimillinen tehokkuus – Jännitteet hyötykäyttöön (Alma Talent, 2023), joka oli Ekonomiliiton Paras bisneskirja -kilpailun finalisti. Hänen toinen kirjansa Muutosneuvottelut - Selkeys, inhimillisyys, tulevaisuus kertoo, miten muutosneuvottelut voivat olla uuden alku, ei vain pakollinen paha.