Muutosneuvottelujen jälkeen viestinnässä tarvitaan selkeyttä ja konkretiaa
Muutosneuvottelujen päätyttyä työnantaja tekee päätökset. Tämä kohta herättää kysymyksen: Ihanko oikeasti päätökset tehdään siinä lähes yön yli?
Päätösten taustalla on aina pitkä prosessi
Päätöksiä ei realistisesti tehdä hetkessä. Päätöksentekoprosessi on jatkumo suunnittelusta, vaihtoehtojen ja keinojen punnitsemisesta hallituksen nuijan kopautukseen. Yhteistoimintalain näkökulmasta olennaista kuitenkin on, että tosiasialliset päätökset tehdään vasta muutosneuvottelujen päätyttyä. Kun päätökset on tehty, niistä on aika viestiä henkilöstön edustajille ja henkilöstölle.
Päätösten viestinnässä johtoryhmän selkeä ja yhtenäinen linja on tärkeää. On kuitenkin melko yleistä lähteä johtoryhmän kokouksesta ajatuksella, että yhteinen viesti on kirkas kuin peili. Peilit kuitenkin tuppaavat heijastamaan kunkin johtoryhmäläisen omaa kuvaa. Viesti ei olekaan samansisältöinen. Organisaatiossa alaspäin kulkiessaan viesti muuttuu entisestään ja aiheuttaa hämmennystä.
Yhteisen linjan saavuttaminen vaatii työtä
Muutosneuvottelujen päätyttyä johdonmukainen viestintä voi myös katketa. Vaikka neuvottelujen aikana olisi panostettu runsaasti yhtenäiseen viestintään, niiden päätyttyä saattaakin käydä niin, että eri liiketoiminnot alkavat viestiä asioista eri tavoin. Yhteinen linja hämärtyy, ja hämmennystä syntyy. Johdon on tärkeää tiedostaa, että näin voi helposti käydä. Siksi viestintä eri kehittämistoimista sekä muutoksen etenemisen seuranta on syytä suunnitella yhteisesti jo etukäteen.
Muutosneuvottelujen jälkeen päätösten ja toimenpiteiden viestinnässä tarvitaan siis erityistä selkeyttä, ripeyttä ja näiden lisäksi konkreettisuutta. Ihmiset odottavat kuumeisesti saavansa tietää, mitä tämä tarkoittaa heille itselleen. Johtoryhmä kommunikointi ja päätöksistä keskustelu mahdollisimman samanaikaisesti ja -sisältöisesti omien alaistensa kanssa vahvistaa selkeyttä. Saman tyylin on suotavaa jatkua organisaatiotasolta toiselle. Viestinnän rakenne kannattaa olla hyvissä ajoin suunniteltuna. Kuka viestii muutoksesta eri organisaatiotasoilla? Miten viesti pidetään yhtenäisenä, ja samalla muutoksen sisältöä tarkennetaan käytännön tasolla?
Viestinnän tueksi löytyy työvälineitä
Viestinnässä voi hyödyntää vesiputousmallia, vaikkakin vesiputousmetaforan käyttämisessä on myös ongelmansa. Viesti syöksyy ylhäältä alas korvia huumaavalla pauhulla, kun tarvittaisiin myös palautetta, kuuntelua ja vuorovaikutusta. Tuodaankin vesiputouksen pariksi suihkulähde. Vesiputous ei olekaan vain yksisuuntainen liike. Veden paine voi synnyttää myös ylöspäin suuntautuvia virtoja, jotka tuovat uusia näkökulmia esiin. Vahvistetaan siis viestintärakenteita, joiden avulla palaute voi nousta tehokkaasti ylöspäin, aivan kuten vesi paineen vaikutuksesta.
Artikkeli on muokattu katkelma Outi Ikosen syyskuussa ilmestyvästä kirjasta Muutosneuvottelut – Selkeys, inhimillisyys, tulevaisuus (Alma Insights).
Voivatko muutosneuvottelut olla myös uuden alku?
Muutosneuvottelut - Selkeys, inhimillisyys, tulevaisuus on ainutlaatuinen opas muutosneuvotteluiden johtamiseen. Se sopii tilanteisiin, joissa organisaation tulevaisuus ja kulttuuri punnitaan. Kirja tarjoaa selkeitä periaatteita ja työkaluja, jotka auttavat yhdistämään tehokkuuden ja inhimillisyyden johtamisessa.
