Kokoukset kuntoon: Päätöksenteon fasilitointi tekoälyn aikakaudella
Milloin viimeksi olit kokouksessa, jossa keskityttiin olennaiseen? Jossa kaikkien näkökulmat pääsivät kuuluviin, ja lopputuloksena oli selkeä päätös, jonka kaikki läsnäolijat muistavat samalla tavalla ja jonka edistämiseen he ovat sitoutuneita kokouksen jälkeenkin?
Et ehkä edes muista. Tehottomissa kokouksissa istuminen on niin kallista, että sitä ei kehdata laskea. Se, että puheenjohtaja etsii tehokkuutta puhumalla itse entistä enemmän, vain pahentaa ongelmaa.
Fasilitointi on keino lisätä yhdessä käytetyn ajan vaikuttavuutta – ei mikään hauska post-it-temppu vaan keskeinen taito ryhmädynamiikan ja yhteistyön ohjaamisessa kohti laadukkaampia päätöksiä. Taitava kokouksen vetäjä osaa fasilitoida ryhmän yhdessä ajattelun pintaa syvemmälle käytettävissä olevan ajan puitteissa.
Paineistetussa työarjessa fasilitoinnin arvo on siinä, että ihmiset saadaan mukaan ja antamaan parasta ajattelupanostaan. Lopputuloksena ei synny lisää kokouksia vaan fokusoitua toimintaa.
Tekoälyteknologiat tuovat uusia mahdollisuuksia kokoustamiseen, mutta ilman fasilitointitaitoja niistä ei saada täyttä potentiaalia irti kokousten pelastamiseksi. Mitä tapahtuisi, jos jokainen kokoukseen kutsuttu lähettäisi paikalle oman tekoälyagenttinsa? Kuinka sitoutunut olisit agenttien keskenään määrittelemiin linjauksiin ja toimenpiteisiin? Voisitko luottaa lopputulosten laatuun ja muiden sitoutumiseen?
Käynnissä olevassa teknologiamurroksessa on entistä tärkeämpää vahvistaa kykyämme ymmärtää toisiamme ihmisinä ja toimia yhdessä tekoälyn tukea hyödyntäen. Automaattiset muistiinpanotkin ovat laadukkaampia, kun varsinainen keskustelu on ollut hyvin jäsennelty ja siinä on käsitelty relevantteja asioita.
Kokouksen vaiheistus yhteisestä ymmärryksestä valintojen tekemiseen
Kokouksen rakenteen suunnittelu on keskeinen osa fasilitointia ja kokousten laadun parantamista. Muodollisissa kokouksissa tyypilliset vaiheet ovat seuraavat: kokouksen avaaminen, asian käsittelyjärjestys, esitys, keskustelu ja lopuksi puheenjohtajan sanoittama päätös.
Etenkin vähemmän muodollisissa kokouksissa keskusteluosuus voidaan purkaa osa-vaiheisiin, jotka jäsentävät yhdessä ajattelua ja varmistavat yhteisen ymmärryksen ja riittävän vaikutusten analyysin ennen valintojen tekemistä:
Vaihe 1: Ymmärrys. Varmistetaan ensin yhteinen ymmärrys käsiteltävänä olevaan asiaan liittyvistä vaihtoehdoista ja niiden systeemeistä.
- Käynnistä keskustelu, jossa kaikki näkökulmat pääsevät esille. Yksinkertaisimmillaan voit kysyä: “Mitä ajatuksia esitys herätti?” Tästä voi jatkaa kysymällä, mikä on selvää ja mikä taas on jäänyt epäselväksi. Etäkokouksessa ajankäyttö tehostuu, kun kukin osallistuja kirjoittaa oman vastauksensa chattiin, ja vasta sen jälkeen käydään yhteistä keskustelua.
- Tunnista, mitkä ovat todelliset vaihtoehdot, joiden välillä päätös on tehtävä.
- Monimutkaisista asioista systeemisen ymmärryksen luomiseen on tarjolla lukuisia oivalluttavia menetelmiä, joista voit lukea tarkemmin kirjoistani Yhteinen fokus (2025) ja Fasilitointi luo uutta (2012).
Vaihe 2: Analyysi. Jotta voidaan valita eri vaihtoehtojen välillä, määritellään vertailukriteerit ja arvioidaan vaihtoehtoja niiden valossa.
- Jos vaihtoehtoja on hyvin paljon, voit aloittaa valitsemalla kriteerin, jonka avulla vaihtoehdoista karsitaan noin puolet pois.
- Sen jälkeen äänestysmenetelmiä hyödyntäen kukin valitsee omasta mielestään kiinnostavimmat vaihtoehdot.
- Analysoi huolellisesti erityisesti ne vaihtoehdot, jotka herättävät sekä innostusta että suuria epäilyksiä. Tunnereaktiot ovat arvokkaita signaaleja.
- Erilaisia menetelmiä analyyttiseen keskusteluun ryhmätilanteissa on runsaasti. Jos vaihtoehdot ovat erillisillä lapuilla, niitä voidaan liikutella janalla tai kahden kriteerin muodostamassa koordinaatistossa.
Vaihe 3: Jalostus. Hetki luovaa ajattelua parantaa vaihtoehtojen laatua ja hyväksyttävyyttä.
- Auta ryhmää etsimään helpotusta analyysivaiheessa esille nousseisiin huoliin ja esteisiin.
- Anna ryhmälle virikkeitä luovaan ajatteluun.
- Kun jokin vaihtoehto on melkein hyvä, kysy, miten sitä pitäisi muokata, “jotta…”
- Kuvaa jalostuksesta syntyneet uudet vaihtoehdot vertailukelpoisina.
Vaihe 4: Päätös. Valitse sopiva tapa tehdä päätös, tee päätös ja tarkista sen laatu.
- On erilaisia tapoja ja periaatteita tehdä päätös. Niitä ovat esimerkiksi yksimielisyyden vaatimus, enemmistöpäätös, suostumusprosessi tai se, että tietty henkilö pä ättää. Mikä päätöstapa sopii käsillä olevaan asiaan?
- Sanoita tehty päätös selkeästi. Tarkista, että lopputulos täyttää sille asetetut kriteerit tai tarpeet. Kirjaa muistiin, mihin faktoihin ja oletuksiin päätös perustuu.
- Tarkista päätöksen hyväksyntä tai sitoutumisen taso esimerkiksi peukutuksella. Hiljaisuus ei ole koskaan hyväksynnän merkki.
- Sovi ryhmän kanssa, mitä ja miten päätöksestä viestitään.
Ideoita tekoälyn hyödyntämiseen kokouksissa
Tekoälyapurit toimivat hyvinä sparraajina ja apureina tekstimuotoisen aineiston jäsentämisessä. Tässä tekstissä tekoälyapurilla tarkoitan yleisesti saatavilla olevia sovelluksia, kuten Gemini, ChatGPT, Copilot ja Claude. Tekoälyagentti ei vain ehdota vaan tekee myös toimintoja puolestasi.
Valmistelu
- Sparraile tekoälyapurin kanssa sopivia kysymyksiä keskustelun ohjaamiseen. Pyydä sitä luomaan agenda ja dokumenttipohja annettujen materiaalien pohjalta.
- Pyydä kokouksen osallistujilta lupa kokouksen nauhoittamiseen. Tallentaminen on edellytys reaaliaikaisille käännöksille, keskustelun litteroinnille ja muille toiminnallisuuksille.
- Rakenna RAG-pohjainen tekoälyavustaja (mahdollisimman laajasta aineistosta), jolta osallistujat voivat kysyä kysymyksiä kokouksen aikana. Huomioi tietoturva.
Kognitiivisen kuorman keventäminen kokouksen aikana
- Pyydä tekoälyapuria tunnistamaan mahdollisia ajattelun vinoutumia tai ehdottamaan aiheita, joista ei olla vielä puhuttu tai joista on joitakin näkökulmia jäänyt huomioimatta.
- Pyydä apurilta yhteenveto keskustelusta.
- Pyydä sitä ehdottamaan arviointikriteerejä ja niiden perusteella pisteyttämään vaihtoehdot.
- Tekoälyapuri voi vastata osallistujien kysymyksiin sille annetun datan perusteella, tehdä kiteytyksiä tai analyysejä.
- Käytä tekoälyä laadun sparraajana, vaikkapa näin: “Listaa kolme kysymystä, jotka pitää varmistaa ennen päätöksen viemistä käytäntöön.”
Reflektointi ja jatkuva parantaminen
- Pyydä tekoälyapuria analysoimaan, kuka puhuu eniten, ketkä jäivät hiljaisiksi ja vaikkapa sitä, miten paljon aikaa kului agendan eri aiheiden käsittelyyn. Useamman kokouksen aineiston pohjalta se voi ehdottaa optimaalista aikataulua. Hyödynnä analyysiä fasilitoinnin parantamiseen.
Vahvista kykyjäsi johtaa ajattelua
Hyvässä päätöksenteon fasilitoinnissa yhdistyvät tiedon hyödyntäminen ja ihmisten välisen dynamiikan hallinta. Näin päätöksiä voidaan tehdä juuri silloin saatavilla olevan parhaan tiedon ja ymmärryksen valossa. Ihmiset voivat lopulta sitoutua edistämään vaihtoehtoa, jota eivät itse alun perin kannattaneet, jos he kokevat tulleensa aidosti kuulluiksi ja ymmärtävät yhteisen päämäärän; sen, miksi kyseiseen vaihtoehtoon on lopulta päädytty.
Laadukkaiden päätösten tekeminen ryhmätilanteissa on yksi fasilitoinnin vaikeimmista osa-alueista. Siksi olen kirjoittanut avuksesi kirjan Yhteinen fokus – strategian fasilitointi. En voi luvata, että kirjan opeilla et enää koskaan fasilitoi huonoja päätöksiä, mutta ainakin onnistumisen todennäköisyytesi paranee. Kirja sisältää myös vinkkejä hankalissa ryhmätilanteissa toimimiseen.
Tekoälykehityksessä ihmisiä yleensä huolestuttaa ajattelun laiskistuminen. Varmista, että niin ei käy sinun vetämissäsi kokouksissa!
**
Piritta van der Beek (TaM) on strategiatyön ammattifasilitaattori, jolla on yli 20 vuoden kokemus organisaatioiden kehittämisestä. Hän työskentelee johtavana neuvonantajana Futuricella, ja auttaa sekä yksityisen että julkisen sektorin organisaatioita huomioimaan teknologiamurroksen strategiassa ja kyvykkyyksien kehittämisessä. Piritta on kirjoittanut kirjat Yhteinen fokus – strategian fasilitointi (2025) ja Fasilitointi luo uutta – menesty ryhmän vetäjänä (2012) sekä strategiafasilitoinnin Ideapakan ja kaksi eräkeittokirjaa.
Konkreettiset keinot osallistaa oikeat henkilöt oikeassa vaiheessa ja merkityksellisellä tavalla
Kirja tarjoaa mentelmiä, jolla saadaan rakennetta yhdessä ajattelemiselle. Laadukas fasilitointi tehostaa yhteistyötä, saa ihmiset ymmärtämään toistensa erilaisia näkökulmia ja tekemään selkeitä, tietoon pohjautuvia valintoja.
