Hyvä hallintotapa
Hyvä hallinto on yrityksen huolellisuutta suhteessa erilaisiin viranomais- ja sopimusvelvoitteisiin. Asianmukaisesti hoidettu hallinto osoittaa yhteistyökumppaneille huolellista johtamista sekä pienentää yrityksen riskiä esimerkiksi veronkiertoon tai työnantajavelvoitteiden laiminlyönteihin. Viranomaisvelvoitteiden moitteeton hoito on monesti myös vähimmäisvaatimus kilpailutuksiin osallistumiselle.
Perustana rekisterimerkinnät
Yrityksen hyvän hallinnon perustana voidaan pitää sitä, että yritys on rekisteröitynyt asianmukaisiin viranomaisrekistereihin.
- Kaupparekisteri: Kaupparekisteriin kuuluminen on pakollista osakeyhtiöille, kommandiittiyhtiöille, avoimille yhtiöille ja osuuskunnille. Rekisterin avulla yhteistyökumppanit voivat varmistaa organisaation keskeiset tiedot, kuten edustamisoikeudet. Kaupparekisteriin kuulumaton yhtiö ei voi harjoittaa liiketoimintaa.
- Ennakkoperintärekisteri: Ennakkoperintärekisteriin kuuluminen ei ole pakollista, mutta sieltä puuttuminen voi olla merkki olennaisista verotukseen tai kirjanpitoon liittyvien velvollisuuksien laiminlyönneistä. Rekisteriin kuuluminen osoittaa, että rekisteriin merkitty toimija huolehtii ennakkoverojen maksamisesta itse.
- Työnantajarekisteri: Jos yritys katsotaan säännölliseksi työnantajaksi, eli se työllistää useamman kuin yhden vakituisen työntekijän tai yli viisi tilapäistä työntekijää, sen tulee ilmoittautua työnantajarekisteriin. Rekisteröityminen on edellytys esimerkiksi ennakonpidätysten ja työnantajamaksujen huolehtimiseksi asianmukaisesti.
- Arvonlisäverovelvollisten rekisteri: Tavaroiden tai palveluiden myyntiä harjoittava yritys on yleensä arvonlisäverovelvollinen ja sen pitää ilmoittautua alv-rekisteriin. Rekisteröimätön yritys ei anna arvonlisäveroilmoituksia eikä maksa arvonlisäveroa, joka kasvattaa riskiä verojen kiertämiseen. Poikkeuksia rekisteröitymisvelvollisuuteen ovat liikevaihdoltaan vähäiset yritykset sekä arvonlisäverotuksen ulkopuolelle jäävät toimialat.
Poikkeustilanteet
Erilaiset poikkeustilanteet rajoittavat yrityksen kykyä solmia sopimuksia ja hoitaa velvoitteitaan. Tällaisia poikkeustilanteita ovat:
- Konkurssi: Tuomioistuimen konkurssiin asettama yhtiö on maksukyvytön eikä sillä ole määräysvaltaa omaisuuteensa.
- Selvitystila: Selvitystilan tarkoituksena ja lopputuloksena on yleensä osakeyhtiön purkaminen. Selvitystilaan yrityksen on voinut hakea yhtiön omat edustajat tai rekisteriviranomainen, joka on havainnut yhtiön toiminnassa puutteita.
- Saneerausmenettely: Tuomioistuimen saneerausmenettelyyn hyväksymää yritystä uhkaa maksukyvyttömyys. Yritys ei saa tehdä tavanomaisesta liiketoiminnasta poikkeavia tai laajakantoisia oikeustoimia ilman selvittäjän suostumusta.
- Keskeytynyt tai päättynyt toiminta: Jos yrityksen toiminta keskeytetään toistaiseksi tai lopetetaan, se poistetaan ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteristä. Elinkeinotoiminnan harjoittajan tulee viivytyksettä ilmoittaa toiminnan jatkumisesta Verohallinnolle.
Tilintarkastus- ja tilinpäätöstiedot
Hyvän hallinnon paras tae on tilintarkastus. Tilintarkastaja tarkastaa yhtiön hallinnon ja kirjanpidon sekä antaako tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan yrityksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta sekä täyttääkö tilinpäätös lakisääteiset vaatimukset.
Tilintarkastaja valitaan yhtiökokouksessa. Tilintarkastuksen voi tehdä vain Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksymä yrityksestä riippumaton tilintarkastaja, jolla on vähintään HT-tilintarkastajan pätevyys. Tilintarkastajan valintaa koskevat tiedot tulee rekisteröidä ja päivittää kaupparekisteriin. Tilintarkastaja voidaan jättää valitsematta ainoastaan, jos yritystoiminta on pienimuotoista.
Yrityksen yhtiökokouksen tulee hyväksyä tilinpäätös kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja toimittaa se kaupparekisteriin viipymättä. Tilinpäätöstietojen jakaminen ajoissa mahdollistaa yrityksen taloudellisen tilanteen arvioinnin ja tilintarkastajan lausuntoon tutustumisen ennen tietojen vanhentumista.
Tilintarkastajan lausunto voi olla vakiomuotoinen tai mukautettu. Mukautettu lausunto on kielteinen tai se sisältää varauman, huomautuksia tai lisätietoa. Tämä tarkoittaa, että tilintarkastaja on havainnut tilinpäätöksessä olennaisia virheitä tai että aineisto on ollut puuttellinen.
Verovelat ja maksuhäiriöt
Vastuullinen yritys toimii luotettavasti ja hoitaa tekemiensä sopimusten mukaiset velvoitteet kumppaneilleen. Velvoitteiden laiminlyönti voi johtaa riitoihin, sopimussakkoihin, maksuhäiriöihin tai julkisiin haasteisiin, jotka voivat aiheuttaa yhtiölle mainehaittoja tai jopa vaikeuksia jatkaa toimintaa normaalisti.
Julkiset maksuhäiriömerkinnät kertovat, että yritys ei ole maksanut kiistattomia saatavia sopimuskumppaneilleen perintätoimenpiteistä huolimatta. Julkiset maksuhäiriömerkinnät ovat yleensä viimeinen vaihe ennen oikeudellista perintää, ja voivat kertoa yrityksen maksuvaikeuksista, huolimattomuudesta tai riidoista sopimuskumppanien kanssa.
Verovelkarekisterissä ovat yritykset, joilla on verovelkaa vähintään 10 000 euroa tai laiminlyöntejä oma-aloitteisten verojen veroilmoituksen antamisessa viimeisten 6 kuukauden aikana. Ilmoituslaiminlyönnillä tarkoitetaan, että arvonlisäveroa tai ennakonpidätyksiä ja työnantajan sairausvakuutusmaksuja koskeva ilmoitus on annettu myöhästyneenä tai se on jätetty antamatta. Yritys voi päästä verovelkarekisteristä sopimalla verottajan kanssa maksuohjelman tai velkajärjestelyn.
