Isännöintialan AML‑velvoitteet tiivistettynä
Sisällysluettelo:
Rahanpesulain yleiset velvollisuudet
Rahanpesulain velvollisuudet asiakastyössä
Tärpit käytännön työhön
Tarkistuslista
DOKS-palvelu AML velvollisille
Isännöintitoimistot tarjoavat kirjanpitopalveluita, ja siksi rahanpesulaki on koskenut heitä vuodesta 2017 lähtien. Lain tarkoitus on estää rahanpesua, terrorismin rahoittamista ja veronkiertoa. Aluehallintovirasto (AVI) valvoo, että kirjanpitopalveluja liike‑ tai ammattitoimintana tarjoavat, kuten isännöintitoimistot, noudattavat rahanpesulakia.
Rahanpesulain yleiset velvollisuudet
1. Laadi tai päivitä liiketoiminnan yleinen riskiarvio
Laadi riskiarvio, millaisia riskejä oman toimintasi näkökulmasta voi olla. Isännöintiala edustaa tyypillisesti matalampaa riskiä, kuin esimerkiksi rahoitusala, ja asiakkaiden liiketoiminta on usein helposti ymmärrettävissä. Tämän takia isännöintiala selviää useimmiten kevyemmillä prosesseilla.
Riskiarvioon kuuluu mm.
- Toimintasi luonne, koko ja asiakkaat
- Tunnistetut riskitekijät (esim. ulkomaiset asiakkaat, käteismaksut, epätavalliset tilanteet)
Säilytä riskiarvio ja ole valmis toimittamaan se AVI:lle pyydettäessä.
2. Ilmoittaudu AVI:n valvontarekisteriin 14 vrk kuluessa toiminnan aloittamisesta
Tämä on pakollista 14 päivän kuluessa toiminnan aloittamisesta. Ilmoittautuminen tehdään sähköisellä lomakkeella, ja se on maksullista.
3. Laadi toimintaohjeet ja kouluta henkilökunta
Kirjoita käytännön ohjeet siitä, miten AML-velvoitteet hoidetaan arjessa. Järjestä koulutuksia tarvittavassa laajuudessa ja koulutusten pitäminen on hyvä dokumentoida.
4. Laadi ja järjestä AML:n velvoitteiden noudattamisen toimintaperiaatteet, menettelytavat ja sisäinen valvonta
Jos toimistosi koko vaatii, nimeä vastuuhenkilö, joka valvoo AML:n noudattamista.
5. Järjestä sisäinen ilmoituskanava
Sisäinen ilmoituskanava on tarkoitettu luottamukselliseksi keinoksi ilmoittaa epäillyistä rikkomuksista.
Rahanpesulain velvollisuudet asiakastyössä
1. Asiakkaan tunnistaminen ja riskiperusteinen arviointi
Tuntemiseen liittyvät menettelytavat mitoitettava riskiarvion perusteella. Tavoitteena on havaita poikkeavia liiketoimia. Tunnistamis- ja tuntemisvelvoite koskee uusia ja vanhoja asiakkaita, jos tuntemisvelvoitetta ei pystytä järjestämään, asiakassuhdetta ei saa perustaa.
Käytännössä tämä tarkoittaa jokaisen asiakkaan kohdalla vähintään:
- Vahvasti tunnistaa asiakkaan edustaja.
- Selvittää tosiasialliset edunsaajat (taloyhtiössä hallituksen jäsenet) ja tunnista nämä samalla vahvasti.
- Kysyä edustajan, sekä edunsaajien PEP-status.
- Tarkastaa, että yhtiö tai henkilö ei löydy pakotelistalta (jäädyttämislaki).
- Dokumentoida asiakaskohtainen riskiarvio
2. Pohdi toimistollesi sopiva tapa järjestää asiakkaan edustajan ja edunsaajien tunnistaminen
Asioita, joita kannattaa pohtia on esimerkiksi:
- Miten tunnistaa asiakas esim. fyysinen kohtaaminen vs. vahva sähköinen tunnistaminen
- Miten turvallisesti käsitellä ja säilyttää tietoja
3. Asiakkaan toiminnan jatkuva seuranta ja selonottovelvollisuus
Asiakasta pitää seurata koko asiakassuhteen ajan eikä asiakkuutta perustaessa tehtävät selvitykset riitä. Tämä tarkoittaa:
- Perehdy asiakkaan liiketoimintaan riittävässä laajuudessa (taloyhtiön ansaintamalli, vastikkeet, rakentaminen, urakat ja hankinnat ym.)
- Kiinnitä huomiota poikkeaviin liiketoimiin ja selvitä tarvittaessa liiketoimea koskevien varojen alkuperä (poikkeavissa tilanteissa pyydä selvitys ja lisätiedot kirjallisena).
- Kirjapitäjällä katsotaan olevan toimenkuvansa puolesta hyvät mahdollisuudet seurata asiakkaan toimintaa.
4. Epäilyttävistä liiketoimista ilmoitettava viranomaiselle
Pyri aina ensin itse hankkimaan lisätietoja ja selvittämään epäselvää tilannetta (esim. epäilyttävää urakkaa koskeva sopimus, vastikkeita koskevat selvitykset tms.). Jos liiketoimi on edelleen epäilyttävä, ilmoitus KRP:n rahanpesun selvittelykeskukselle.
5. Jäädytys- ja pakotelistat sekä niihin liittyvät havainnot
Mikäli asiakasyhteisö, sen edustaja tai edunsaaja löytyy relevantilta kansalliselta tai kansainväliseltä jäädytys- tai pakotelistalta, liiketoimi tällaisen tahon kanssa tulee keskeyttää. Ilmoitukset pakotelistaosumista Helsingin Ulosottoviranomaiselle.
6. Järjestä AML-veloitteiden hoitamiseksi kerättävien tietojen turvallinen ja luotettava säilytys
Asiakastiedoissa on huomattava määrä sensitiivistä tietoa, joidenka käsittely ja tallentaminen pitää olla turvallista. Tietoja pitää säilyttää viisi (5) vuotta asiakas- tai toimeksiantosuhteen päättymisestä.
- Huomioi sensitiiviset henkilötiedot, esim. taloyhtiöissä edustajasta ja edunsaajista säilytettävä nimi ja henkilötunnus, kansalaisuudet sekä tunnistamistapaa koskevat tiedot.
- Säilytettävä poliittista vaikutusvaltaa koskevat kysymykset ja tiedot
- Asiakkaille ilmoitettava, että asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen → Huolehdi tietosuojaselosteen päivittämisestä ja esittämisestä asiakkaille!
Keskeistä sanastoa
- Asunto-osakeyhtiössä: hallituksen jäsenet
- Kiinteistö-osakeyhtiössä: ensisijaisesti ne, jotka suoraan tai välillisesti omistavat yli 25 % yrityksestä, suoraan tai välillisesti käyttävät yli 25 % äänioikeuksista tai muutoin käyttävät ylintä päätäntävaltaa. Jos tällaisia ei löydy niin hallituksen jäsenet.
Poliittisesti vaikutusvaltainen henkilön statuksen saa:
- valtionpäämiehenä, hallituksen päämiehenä, ministerinä, vara- tai apulaisministerinä;
- parlamentin jäsenenä;
- poliittisten puolueiden johtoelinten jäsenenä;
- ylimpien tuomioistuinten, perustuslakituomioistuimen tai muun vastaavan oikeuselimen jäsenenä, jonka päätöksiin ei voida poikkeustapauksia lukuun ottamatta hakea muutosta;
- tilintarkastustuomioistuimen ja valtiontalouden tarkastusvirastoa vastaavan valtion varainhoitoa tarkastavan ylimmän päättävän elimen jäsenenä;
- keskuspankin johtokunnan jäsenenä;
- suurlähettiläänä tai asiainhoitajana;
- puolustusvoimissa vähintään kenraalikuntaan kuuluvana upseerina;
- valtion kokonaan omistaman yrityksen hallinto-, johto- ja valvontaelimen jäsenenä; tai
- kansainvälisten yhteisöjen johtajana, varajohtajana ja hallituksen jäsenenä toimivat henkilöt.
Tai tällaisen henkilön:
- aviopuolisoa tai kumppania, joka asianomaisen maan kansallisessa lainsäädännössä rinnastetaan aviopuolisoon;
- lapsia ja heidän aviopuolisojaan tai edellä tarkoitettua kumppania;
- vanhempia; ja
- yhtiökumppaneita.
Tärpit käytännön työhön
Hyvä muistaa:
- Kyse ei ole epäilemisestä – vaan riskien poissulkemisesta
- Isännöintialalla riittävät useimmiten kevyet prosessit, koska toimiala on matalan riskin
- Dokumentoi aina, milloin olet selvittänyt edunsaajia
- Asunto-osakeyhtiö ≠ kiinteistö-osakeyhtiö – edunsaajat ovat eri!
Kompastuskivet:
- Varojen lähteen ymmärtäminen: pelkkä tiliote ei riitä
- PEP-status pitää selvittää erikseen jokaiselta
- Dokumenttien säilytysaika 5 vuotta (ei 5 vuotta allekirjoituksesta, vaan asiakassuhteen päättymisestä!)
Mikä on ”poikkeavuus”?
- Käytännössä mikä tahansa asia…
- Haluaako joku lyhentää paljon yhtiölainaa kerralla?
- Mistä yhtiö on saanut uutta pääomaa?
- Vuokrataanko yhtiön tiloja erikoisilla summilla erikoisille tahoille?
- Vaikuttaako taloyhtiön urakoitsija noudattavan ALV- velvoitteita?
- Onko joku tehnyt lahjoituksen taloyhtiölle?
Tarkistuslista
Toimistotaso:
- Laadittu yleinen riskiarvio
- Ilmoittauduttu AVI:n rekisteriin
- Laadittu toimintaohjeet
- Koulutettu henkilökunta
- Järjestetty vastuuhenkilö
- Järjestetty ilmoituskanava
Jokaiselle asiakkaalle:
- Tunnistettu edustaja vahvasti
- Selvitetty tosiasialliset edunsaajat
- Kysytty PEP-status
- Tarkastettu pakotelistat
- Dokumentoitu riskiarvio
- Seurataan toimintaa jatkuvasti
Tee rahanpesulain velvoitteiden hoitamisesta vaivatonta DOKS-palvelulla
DOKS-palvelulla isännöintitoimiston arjesta tehdään helppoa rahanpesulain osalta. Kaikki tarvitsemasi yhdessä paikassa:
✓ Tunnista asiakkaat ja edunsaajat – vahva sähköinen tunnistaminen suoraan palvelussa
✓ Automaattinen pakotelistatarkastus – päivittyvät listat aina ajantasalla
✓ PEP-selvitykset – kysy ja dokumentoi poliittisesti vaikutusvaltaiset henkilöt
✓ Riskiarviot – asiakaskohtainen dokumentointi muutamalla klikkauksella
✓ Turvallinen säilytys – kaikki tiedot GDPR-turvallisesti 5 vuotta
